Ahora todos escribimos varios correos electrónicos al día: así es como hacerlo respetando las buenas reglas de la etiqueta de red
Los recipientes
También es necesario prestar mucha atención a los destinatarios del correo electrónico: los que se ingresan en el campo "Para:" son los interesados directos, quienes se supone que deben responder a la solicitud, mientras que en "Cc:" los que solo Tienes que "tomar nota" de la comunicación. Responder un correo electrónico cuando solo está en Knowledge Copy no es muy cortés porque está respondiendo sin que se le pregunte; en caso de tener que hacerlo, es buena idea disculparse y explicar el motivo. Por ejemplo, podemos responder en lugar de un colaborador o colega que se encuentra fuera de la oficina, o cuando se le cuestiona por error sobre un asunto del que somos directamente responsables.
Intimidad
Es de buena educación mantener la privacidad de los remitentes / destinatarios, eliminando la dirección de correo electrónico del remitente del texto (si está reenviando un correo electrónico cuando el destinatario no conoce al remitente original) y utilizando Cco (o Cco, es decir, copia oculta) si necesita enviar el mismo mensaje a varios destinatarios que no se conocen entre sí.
El encabezado y saludos
En general, los correos electrónicos son menos formales que las cartas en papel, por lo que podemos evitar fórmulas altisonantes como Querido, Querido, etc. Sin embargo, cuando se trata de correspondencia de negocios o estudio, es de buena educación utilizar al menos un "gentil". De igual manera, en los saludos podemos evitar "Aprovechamos esta oportunidad para extender el tuyo de verdad", pero usa fórmulas de respeto más concisas como como "Saludos Cordiali". Recordemos también que todos los elementos de la comunicación no verbal faltan en los correos electrónicos y que, en consecuencia, el riesgo de ser malinterpretado es muy alto: en este punto, ¡un agradecimiento extra mejor que ser arrogante!
Forma
La mayor informalidad del medio también permite expresarse con mayor libertad en el texto: sin fórmulas ni frases notariales, expresiones como "10 c.m." - mucho mejor el 10 o 10 de mayo de este mes - etc. Además, también se permite un uso más casual de "usted" cuando se habla con un colega o proveedor, incluso si nunca lo hemos conocido en persona. Si, por el contrario, solemos decir "ella" al destinatario del correo electrónico, seguimos haciéndolo por escrito, pero evitamos las mayúsculas en los pronombres que suenan un poco demasiado "anticuados".
Los archivos adjuntos
Hoy en día, la mayoría de los buzones de correo pueden recibir archivos muy grandes, pero a menudo estamos conectados a través de redes móviles y descargar un pdf de 10 Mega puede llevar mucho tiempo. En estos casos, podemos comprimir los archivos adjuntos con programas adecuados, siempre asegurándonos de antemano de que el destinatario puede usarlos, o usar servicios de envío como We Transfer, insertando un simple enlace de descarga en el correo electrónico. Recuerde siempre que es preferible que los archivos adjuntos tengan nombres bastante cortos que no contengan caracteres especiales como puntuación, porque pueden crear problemas en la transcodificación de un sistema a otro.
La respuesta
Básicamente, es una buena idea responder siempre a un correo electrónico, al menos para dar una confirmación de haber tenido lugar, especialmente si esto se solicita explícitamente: es necesario mantener siempre el mismo tema ("tema") para preservar un orden estructura histórica de los mensajes enviados y recibidos, "enganchándolos" uno tras otro, posiblemente evitando enviar un nuevo mensaje para un tema ya en discusión. En ocasiones es útil o necesario pedir al destinatario de un correo electrónico la confirmación de la recepción del mensaje, una especie de acuse de recibo: como no siempre es imprescindible, evitamos activar esta opción de forma indiscriminada porque podría resultar molesta. Cuando es apropiado, usamos la opción Responder a todos, que le permite recibir el mensaje con otros destinatarios en copia, para que puedan compartir las respuestas de este pequeño grupo de discusión.
Correo no deseado
A menudo no se da cuenta de que está "pecando" con el spam incluso sin haberlo premeditado, tal vez en medio del entusiasmo de dar a conocer su producto o servicio o abrir un nuevo negocio, y encontrarse enviando un mensaje publicitario sin distinción para todos. direcciones conocidas. Este es un ejemplo clásico de spam que, en todas sus formas, es visto muy mal por otros usuarios de la red: de hecho, es una de las formas más incorrectas y groseras de promocionarse, lo que a menudo produce un efecto negativo, a saber exactamente al contrario de lo que se esperaba.
Releer, siempre y en cualquier caso
Independientemente de si nuestro destinatario es un amigo, un colega, un proveedor o un cliente importante, siempre se aplica la misma regla: releer el texto del correo electrónico al menos dos veces, para notar algún error tipográfico y, sobre todo, para comprobar si lo tenemos escrito es claro y no se presta a malentendidos. Esta es una acción obligatoria que, si se olvida, en algunos casos corre el riesgo de costarnos mucho.
